image

Как я планирую

Как я планирую (Лек Сан)

  • 1. Цель статьи

Цель этой статьи – описать принципы и методы, которые я реально использую для организации своих дел. Я напишу какие программы использую, но «учить» ими пользоваться не буду – для этого есть руководство пользователя, техническая поддержка и специализированные ресурсы. Не надо задавать мне вопросы по использованию программ. Я не призываю пользоваться именно этими программами: есть аналоги, некоторые действия можно успешно выполнять на бумаге.

Я не буду приводить примеры, потому что без жизненного контекста примеры на отдельных задачах выглядят нелепо и портят впечатление.

  • 2. Мозговой штурм

Первый этап в организации дел – сбор задач, которые нужно выполнять. Для этого использую метод мозгового штурма: выписываю все дела, которые волнуют меня в линейный список, а потом все элементы этого списка структурирую в иерархию (интеллект-карту).

Делаю это в течение 15 минут 1-2 раза в неделю. Признак того что нужен мозговой штурм – кипит голова от мыслей, что что-то нужно сделать и толком не можешь выделить ничего конкретного. После мозгового штурма видишь что количество этих мыслей конечно, а письменная фиксация делает так, что они больше не появляются.

Для мозгового штурма я использую программу XMind, в которой есть специальная функция «Режим мозгового штурма». Засекаю 15 минут, пишу список, перетаскиваю в структуру. Для каждого штурма – новый лист.

  • 3. Планирование

Когда я точно определил фронт работ, я беру ответственность на себя за выполнение отдельных задач, т.е. планирую их. Запланированную задачу выделяю или вычеркиванию из интеллект-карты мозгового штурма. Для планирования я использую органайзер списка дел MyLifeOrganized (далее MLO) и календарь от Google.

  • 3.1 Списки дел

MLO позволяет организовать список в дел в иерархическую структуру — дерево (схему), а затем отфильтровать задачи из схемы и отобразить на отдельной вкладке (виде).

  • 3.1.1 Схема в MLO

Основной принцип, которым я руководствуюсь при составлении структуры задач: сортировка новой задачи не должна вызывать затруднений и занимать более нескольких секунд. Папки верхнего уровня у меня такие:

Как я планирую (Лек Сан)

Inbox это стандартная папка для новых дел. На 5 минут – для коротких задач, с которых я начинаю действовать после планирования. Одноразовые – одиночные элементарные задачи, проекты – неповторяющиеся сложные задачи (состоящие из конечного множества элементарных подзадач). Повторяющиеся – для дел, которые нужно делать с определенной регулярностью, о которых могу забыть.

С повторяющимися задачами нужно быть осторожнее, так как можно попасться в ловушку перерегулирования. Если в свойствах задачи настроить автоматическое повторение, то в планировщик превратится в излишне предписывающий список того, что нужно делать. Поэтому многие регулярные задачи я не настраиваю как повторяющиеся, а добавляю их по мере необходимости в папку сегодня.

Предыдущие описанные папки были только для личных дел – я не добавляю туда задачи по учебе или работе. Для этого есть отдельные папки. В папке учеба находится папка для каждого учебного предмета.

  • 3.1.2 Виды в MLO

После добавления задач в дерево дальнейшая работа идет в других вкладках – специально настроенных видах. Каждый вид создается под определенную цель и содержит настройки фильтра (какие задачи отображать), группировки, сортировки и отображаемых столбцов. Виды я постоянно дорабатываю. Текущий набор видов у меня такой:

Как я планирую (Лек Сан)

Также я настроил автоформатирование задач (чтобы задачи изменял цвет, шрифт в зависимости от сроков и других свойств) и тему (цвета, шрифт). Расписывать всё это не вижу смысла – всё это индивидуально. Прикладываю всё это в виде экспортированных файлов (как импортировать – найдете в справке MLO).

Как я планирую (Лек Сан)

  • 3.1.3 Создание задач в MLO

Добавляемая задача должна быть элементарной – иначе это проект. Из свойств задачи я заполняю в первую очередь срок и максимальное время на задачу. Подробности задачи пишу в заметках к ней. Если задача приходит мне по ходу какой-то деятельности, а не после мозгового штурма, то я добавляю ее в Inbox, обычно с телефона. Но будьте осторожны – Inbox очень легко засорить так, что потом не разгрести – как папку загрузок. Не используйте Inbox в качестве листа для мозгового штурма.

  • 3.2 Календарное планирование

Задачи, которые нужно сделать в четко определенное время идут в календарь. В список задач же идут дела у которых нет фиксированного времени выполнения. Не стоит дублировать задачи в MLO и календаре.

Я использую Google календарь на смартфоне и ПК. В нем есть полезная функция – возможность создать специализированный календарь, а потом управлять отображением отдельных календарей. Чтобы лучше понять, что это, обратите внимание на встроенные календари дней рождений и праздников. То есть отдельный календарь представляют собой «слой» определенной тематики. Так например, можно создать свой календарь расписания учебы.

  • 3.3 Матрица планирования

Я выделяю 2 уровня планирования: руководства и управления. Управление отвечает на вопрос как делать имеющиеся задачи, а уровень руководства – что делать. Описанные ранее методы относились к уровню управления. Далее я опишу методы уровня руководства.

Для определения приоритета задач в уме использую матрицу Эйзенхауэра, состоящую из четырех квадратов:

Как я планирую (Лек Сан)

Я ее не рисую, а просто мыслю в этих категориях. Стараюсь уделять большее внимания квадрату 2, что в свою очередь минимизирует квадрат 1. Под срочностью я понимаю наличие приближающегося срока выполнения задачи. Под важностью я понимаю соответствие системе ценностей и целям. Система ценностей – иерархический список того, что важно в моей жизни. Иерархический тут означает что верхние пункты более ценные чем нижние. Я не имею письменный список, но могу однозначно сказать, какая из двух ценностей важнее и всегда буду выбирать одинаково. Про цели будет написано позже.

  • 3.4 Целеполагание

Умение понимать, ставить и держать в голове цель – это самый мощный навык эффективности. Распространенная тошнотворная формулировка «поставить и идти к цели не смотря ни на что» искажает представление о том, что такое цель. Цель – это понимание зачем делается текущая задача, представление о том, что будет результатом задачи. Не надо воспринимать цель чисто как нечто героическое, типа похудеть на N килограмм. Абсолютно у любой деятельности должна быть цель. Очень сложно держать в голове представление о результате и из-за этого не делать ничего лишнего.

Для понимания «зачем я это делаю?» я использую метод предельного вопрошания: задаю себе вопрос зачем, отвечаю, потом на ответ – снова вопрос зачем, и так далее до тех пор, пока не дойду до фундаментальных потребностей, классифицированных в пирамиде Маслоу. Потом иду в обратном порядке: задаюсь вопросом «могу ли я достичь этого же результата лучшим способом?». Часто выясняется, что отдельные потребности удовлетворяются далеко не правильным способом.

Правильно поставленная цель должна удовлетворять критериям мнемонической аббревиатуры SMART. Цель должна быть измеримой – нужно выделить метрику; временно ограниченной – к какому времени или событию ее нужно достичь; конкретной.

  • 4. Выполнение задач

Перед выполнением отдельные задачи из видов MLO помещаются в избранное (помечаются звездочкой). Для выполнения список задач синхронизируется с мобильным клиентом MLO.

Сначала выполняются задачи из вида на 5 минут – для разгона. Потом перехожу к виду избранное. Виды на ПК и на мобильном клиенте настроены одни и те же (с ПК импортируются на смартфон).

После выполнения определенного количества задач, выполненные перемешаются в архив: ручным использованием функции архивации и один раз в день автоматически.

  • 5. Обобщенные принципы

Знание принципов позволяет придумывать свои методы. Любые методы рабочие, если основаны на верных принципах. Методы – это уровень управления; выбор методов, основанных на принципах – уровень руководства. Далее я кратко опишу 4 принципа эффективного планирования, на которых основаны выше описанные методы.

Принцип разделения деятельности на этапы – нужно собирать однородную деятельность в один этап, потому что переключение между видом деятельности сильно уменьшает эффективность. Отделение сфер деятельности (личное, учеба, работа). Планирование на уровне руководства, а не только управления. Планирование – инструмент, а не самоцель

  • 6. Чем я вдохновился

Этой статьи, возможно, будет недостаточно для построения своей рабочей и устойчивой системы планирования.

Основная литература, которой я руководствовался: Кови – 7 навыков высокоэффективных людей (тут описан уровень руководства), Аллен – Как привести свои дела в порядок за 15 минут (тут больше уровень управления).

Скачать архив с файлами настроек MLO

Лек Сан: Как я планирую

0 комментариев

Оставить комментарий